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Sage 100 : la relance client et la gestion de l'encours

Sage 100 offre de nombreuses fonctionnalités permettant de piloter la gestion du poste client. L’outil est puissant, et bénéficie d’une accumulation d’expérience grâce à l’écoute des clients de Sage, mais il est parfois difficile de s’y retrouver dans le maquis d’options. L’objectif de cet article est de proposer une revue non exhaustive des fonctionnalités liées à la gestion des encours et à la relance client avec Sage 100.

La préparation de commandes et de facturation

Cette phase concerne uniquement les utilisateurs de Sage 100 Gestion Commerciale.

  • Sage attribue un code risque à chaque tiers, qui peut être soit maintenu automatiquement, soit sélectionné par l’utilisateur.
  • Lorsque le code risque est maintenu automatiquement, il est calculé en fonction de l’encours.
  • Le calcul de l’encours est paramétrable, il se compose du solde des créances du client, et peut tenir compte des documents de ventes (bons de commandes, préparations…).
  • Les codes risques déclenchent 3 types d’actions
    • A livrer : les créations / validations de documents de ventes sont autorisées
    • A surveiller : Un message va s’afficher soit lors de la création d’un document, soit lors de la validation
    • A bloquer : Toutes les actions de création / éditions de documents de ventes sont bloquées pour le tiers
 

Sage 100 Gestion Commerciale aide ainsi à ne pas dépasser un montant d’encours fixé par le management, en allant jusqu’à l’impossibilité de créer un nouveau document.

Paramétrage des codes risques

Paramètre société > Tiers > Code risque

Les codes risques sont définis par un niveau d’encours, et déclenchent une des trois actions décrites plus haut (A livrer, A surveiller, A bloquer)

Paramétrage des codes risques par client

Fiche Tiers > onglet solvabilité

  • Contrôle automatique : le code risque est défini en fonction de montants prédéfinis
  • Selon code risque : le code risque est défini manuellement par l’utilisateur
  • Compte bloqué : l’utilisateur peut choisir de bloquer le compte

Paramétrage de l’encours client

Paramètre société > Logistique > Gestion des livraisons

Note : Solde + FA + BL est le plus généralement utilisé

La relance client

La relance client s’effectue depuis Sage 100 comptabilité. Nous ferons la liste des états les plus pertinents, des fonctions de rappels, et de la création de dossiers de recouvrements.

Les principaux états

Voici une liste non exhaustive des états disponibles dans Sage 100 comptabilité. Dans notre deuxième article nous verrons comment les remplacer avantageusement par Microsoft Power BI pour collaborer en interne.

  • Etats > Etats tiers > Balance des tiers
  • Etats > Etats tiers > Justificatif de solde à date
  • Etats > Etats tiers > Rapport des délais de paiement
  • Etats > Etats tiers > Historique des rappels
  • Etats > Etats tiers > Dossiers de recouvrement
  • Etats > Balance Agée

Les rappels

Traitement > Rappel/Relevé

3 types de rappels/relevés sont disponibles, et fonctionnent de manière similaire

  • Relance préventive
  • Rappel
  • Relevé

La fenêtre visualisation des rappels permet de gérer et de sélectionner les factures à relancer, mais aussi de modifier quelques informations grâce au menu action. Il est par exemple possible de changer manuellement le nombre de relances comptabilisées, ou d’exclure une facture pour s’assurer qu’elle ne puisse pas être relancée par erreur.

Les rappels peuvent être envoyés directement par email, ou peuvent être imprimés, sauvegardés en pdf ou sauvegardé dans Microsoft Sharepoint. De nombreux modèles de rappels sont fournis et sont personnalisable.

Note : dans le cas d’un envoi de rappel par email, nous vous recommandons de faire comme suit :

  • Envoyer les relances aux tiers en cliquant sur Générer > Envoyer
  • Puis refaire la même procédure, pour la même sélection de factures, en cliquant cette fois sur Générer > Imprimer, puis cocher la case « envoi vers votre espace de stockage Office 365 »

De la sorte, vous bénéficiez d’une procédure simple et efficace pour envoyer les relances à vos clients par email, et vous enregistrez la correspondance dans Sharepoint afin de constituer un dossier.

Les dossiers de recouvrement

Les dossiers de recouvrements permettent de suivre la procédure et de la scripter en fonction de scénarios préétablis pour plus de rigueur. Il est peu probable que vous ayez besoin d’utiliser toutes les fonctionnalités, nous allons les détailler et vous aider à sélectionner celles qui vous sembleront pertinentes pour votre usage.

  • Un tiers peut avoir plusieurs dossiers de recouvrements afin de répondre à des problématiques différentes.
  • Un dossier peut contenir plusieurs écritures inscrites dans le compte auxiliarisé du client (factures, paiements partiels, pénalités, avoirs…).

Lors de la création du dossier

  • Les scénarios : permettent de scripter les interventions.
  • Les interventions peuvent également être rédigées par l’utilisateur. Elles sont datées, et sont un moyen efficace de conserver une trace des actions engagées.

En conclusion, Sage 100 offre de nombreuses options dans la gestion du poste client. Nous verrons dans une deuxième partie comment Microsoft Power BI et Microsoft Teams peuvent compléter les fonctionnalités et d’enfin pleinement exploiter les données stockées dans Sage 100.