Une phrase dans le corps du message, un PDF, un tableur, parfois la photo d'un bon manuscrit.
Les commandes qui n'arrivent pas en EDI
Agent IA vos commandes reçues par mail ou par téléphone entrent dans Sage 100
Vos grands comptes commandent en EDI. Les autres appellent, envoient un mail, laissent un message vocal, écrivent sur une messagerie. Ces commandes-là, quelqu'un les ressaisit — une par une, souvent le téléphone encore à l'oreille.
Nous déployons un agent qui prépare ces commandes à votre place. Il s'arrête avant de les enregistrer et vous demande de valider. Une fois votre accord donné, la commande est créée dans Sage 100 immédiatement.
Démonstration
Suivez une commande, de l'appel à Sage 100
Choisissez une source, puis avancez pas à pas. Les données sont fictives ; le déroulé, lui, est celui d'une installation réelle.
L'écran de validation — données d'exemple, entièrement fictives
La commande reconstituée
SOCIÉTÉ EXEMPLE — Agence Nord
Identifié par l'adresse d'expédition · tiers C0412
- ART-4412 Coude cuivre 22 mm 40 pièces 3,80 €
-
ART-1075 ?
« colliers double »
6 colis
14,20 €
Le diamètre n'est pas précisé. Deux références correspondent : ART-1075 collier double 20-24, ou ART-1076 en 25-30 ?
-
ART-8830
Joint fibre 3/4
1 sachet
9,60 €
Conditionnement à confirmer : le sachet existe en 50 et en 100. La source ne le dit pas.
La source, telle qu'elle est arrivée
De : achats@societe-exemple.test
Objet : commande chantier
Bonjour,
Pour le chantier, merci de livrer à l'agence Nord :
— 40 coudes cuivre 22
— 6 colis de colliers double
— un sachet de joints fibre 3/4
Livraison souhaitée jeudi. Merci d'avance.
Chaque ligne renvoie au passage dont elle provient.
Rien n'est créé tant que vous n'avez pas validé.
Rien n'entre dans Sage 100 sans un accord humain explicite.
L'agent n'a pas le droit de lever un doute tout seul. Face à une référence ambiguë ou à une quantité inhabituelle, il ne choisit pas la réponse la plus probable : il vous la pose.
Le constat
Le dernier morceau de saisie manuelle
L'EDI a résolu le problème pour la part de votre activité qui l'impose. Le reste continue d'arriver comme vos clients travaillent, et pas comme votre ERP l'attendrait.
Message vocal
Un répondeur de commercial ou de service client, écouté deux fois avant d'être compris.
Appel
Des notes prises à la volée, reportées ensuite dans Sage — ou pas tout de suite.
Messagerie (WhatsApp)
Une liste qui s'allonge au fil de la journée, parfois corrigée trois messages plus loin.
- jusqu'à 30 minpour saisir une commande à la main
- une relecturepour valider la même commande, préparée
Ce n'est pas un défaut d'organisation. C'est la réalité d'un négoce : un client qui commande par habitude, un chantier qui rappelle à 17 h, un dépannage qui ne passera jamais par un portail. Vous ne ferez pas disparaître ces commandes. Vous pouvez arrêter de les taper.
C'est tout l'écart : la commande doit toujours être vérifiée par quelqu'un, mais relire une commande construite n'a rien à voir avec la taper.
Ce que coûte cette saisie n'est pas seulement le temps passé : ce sont les avoirs, les retours, les livraisons à recommencer et les appels de réclamation qui suivent une ligne mal saisie.
Ce que fait l'agent
Il collecte, identifie, reconstitue — puis il s'arrête
-
Il collecte
Une boîte mail dédiée, une messagerie vocale, un numéro professionnel. L'agent surveille les sources que vous lui confiez, transcrit ce qui est parlé, lit ce qui est joint.
-
Il identifie le client
Adresse d'expédition, numéro appelant, signature, nom de société cité dans le message. Il rapproche ces éléments des tiers de votre gestion commerciale — et il indique sur quoi il s'est appuyé.
-
Il reconstitue les lignes
C'est la partie difficile. Vos clients ne commandent pas avec vos codes articles : ils commandent avec les leurs, avec une désignation approximative, ou avec le nom qu'ils emploient depuis dix ans. L'agent s'appuie sur les désignations de votre fichier articles, sur les références client lorsqu'elles existent, sur les conditionnements, et sur l'historique des commandes de ce client précis — le meilleur indice disponible, et de loin.
-
Il prépare la commande
Souche, dépôt, tarif applicable à ce client à cette date, conditions de règlement, conditionnement : la commande est mise en forme telle qu'elle sera enregistrée, pas résumée en texte libre.
-
Il s'arrête
Et il vous demande. Vous corrigez, vous supprimez, vous ajoutez, vous validez. Ce que le temps fait gagner, ce n'est pas la suppression de cette étape : c'est sa durée. L'agent apprend de vos corrections quelles situations méritent encore d'être signalées.
Avant de vous solliciter
Ce qu'il confronte à votre gestion
Un agent utile ne se contente pas de lire un texte. C'est la colonne de droite qui fait la différence entre une lecture automatique et un agent de gestion — et elle vient de trente ans de pratique de la gamme Sage, pas de la technologie employée.
| Ce qu'il vérifie | Ce qu'il fait en cas d'écart |
|---|---|
| Client et adresse de livraison connus | Signale, propose les tiers les plus proches, ne crée jamais un tiers seul |
| Référence identifiée sans ambiguïté | Présente les candidats plutôt que de trancher |
| Quantité cohérente avec l'historique du client | Alerte sur l'écart inhabituel — le zéro de trop se voit ici |
| Unité et conditionnement | Distingue la pièce, le colis et la palette, et le dit quand la source est muette |
| Prix conforme au tarif applicable | Signale l'écart au lieu de l'absorber |
| Encours et compte non bloqué | Remonte l'information avant la promesse de livraison |
| Disponibilité et article non arrêté | Signale la rupture au moment de la validation, pas à la préparation |
| Commande déjà saisie | Détecte le doublon — le vocal suivi du mail de confirmation est un classique |
Le serveur MCP
L'agent doit voir votre gestion en direct
Pour préparer une commande juste, il lui faut le tarif de ce client à cette date, le stock disponible de ce matin, son encours, les articles créés la semaine dernière et ceux qui ne sont plus vendus. Un export de la veille ne permet aucune de ces vérifications.
C'est le rôle du serveur MCP pour Sage 100 de Melorio. Le protocole MCP permet à une intelligence artificielle de dialoguer directement avec un logiciel de gestion. L'agent interroge votre installation en direct, avec les droits qui lui sont accordés, et c'est par le même chemin que la commande est créée une fois que vous l'avez validée — quand vous quittez l'écran de validation, pas à la prochaine synchronisation.
Traçabilité et droits
Ce qui est tracé, et qui a le droit de quoi
L'agent n'a pas plus de droits que vous
Ce qu'un utilisateur ne peut pas voir ni faire dans Sage 100, l'agent ne l'obtient pas davantage. C'est un point de conception, pas une promesse.
Chaque commande garde sa source
Le mail d'origine, la transcription du message vocal, le fil de messagerie, le nom de la personne qui a validé, l'horodatage. Une commande passée par téléphone devient une commande documentée — ce qu'elle n'était jamais jusqu'ici. Le jour où un client conteste une quantité, la réponse existe.
Vos données n'entraînent aucun modèle
Nous utilisons des offres professionnelles dans lesquelles cet usage est exclu contractuellement, et nous choisissons le moteur en fonction de la sensibilité des données — y compris un hébergement européen lorsque c'est la condition d'un accord.
Les appels méritent un cadrage à part
Un message vocal laissé sur un répondeur et l'enregistrement d'une conversation en cours ne relèvent pas du même régime : l'un vous est adressé, l'autre suppose d'informer votre interlocuteur et d'encadrer la conservation. Nous commençons généralement par le mail, le vocal et la messagerie, et nous traitons l'appel en direct comme un chantier distinct, avec votre conseil.
Franchise
Ce que ce n'est pas
Quatre limites que nous préférons poser nous-mêmes.
- Ce n'est pas un remplacement de l'EDI. Quand un client atteint un volume régulier, l'EDI reste supérieur sur tous les plans. L'agent traite ce qui restera toujours en dehors : les clients trop petits pour l'EDI, l'urgence, le dépannage, le complément de commande. La page EDI
- L'agent ne parle pas à votre client. Il lit, il écoute, il prépare. Aucune réponse n'est envoyée en votre nom sans que vous l'ayez décidé. Votre relation commerciale ne passe pas entre les mains d'une machine.
- Ce n'est pas un produit sur étagère. Il est construit sur votre installation, avec votre fichier articles, vos souches, vos tarifs et vos règles. Deux distributeurs n'ont pas les mêmes points d'arrêt.
- Il ne compensera pas des données incohérentes. Des désignations approximatives, des doublons de tiers ou des conditionnements mal renseignés produiront beaucoup de demandes de confirmation. L'agent le rendra visible — et c'est déjà un service.
La mise en place
On mesure d'abord, on étend en dernier
1 · Mesurer
Compter avant de décider
Combien de commandes hors EDI par semaine, par quelle source, et combien de temps elles occupent. Sans ce chiffre, il n'y a pas de décision à prendre.
2 · Démarrer
Une source, un périmètre restreint
Le plus souvent le mail, sur une famille d'articles ou un portefeuille de clients. Le but de la première semaine est de régler les points d'arrêt, pas d'atteindre un volume.
3 · Régler
Le niveau de contrôle, avec vous
Quelles situations bloquent, lesquelles alertent, lesquelles passent. C'est votre décision : c'est votre engagement commercial.
4 · Étendre
Les autres sources
Vocal, messagerie, puis les cas particuliers — une fois que les corrections apportées en validation deviennent rares.
Faire auditer
Combien de commandes tapez-vous encore à la main ?
Une demi-journée sur site suffit à compter vos commandes hors EDI, à identifier celles qu'un agent peut préparer sans risque et celles qui doivent rester manuelles. Nous nous déplaçons.