Microsoft & données
Les petites applications qui manquent à votre gestion
Une saisie qui vit dans un tableur partagé, une validation qui circule par courriel, un document que personne ne dépose au bon endroit. Ces trous entre les logiciels se comblent vite, et pour un coût sans commune mesure avec un développement.
Deux outils, deux usages
Un écran d'un côté, un enchaînement de l'autre
La distinction vaut la peine d'être faite : beaucoup d'entreprises demandent une application là où il fallait un flux, et l'inverse arrive aussi.
Power Apps
Quand il manque un écran
Un formulaire de saisie à la place d'un tableur partagé que trois personnes modifient en même temps. Une consultation sur téléphone pour quelqu'un qui travaille debout. Un écran de validation qui montre exactement ce qu'il faut voir pour décider, et rien d'autre.
L'intérêt n'est pas la prouesse technique : c'est le délai. Ce genre d'écran se construit en jours, et se modifie en heures quand la règle change.
Power Automate
Quand il manque un enchaînement
Une demande qui part en validation et revient signée. Un document déposé qui se range, se renomme et prévient la bonne personne. Une alerte quand une échéance approche. Un courriel entrant dont la pièce jointe finit là où elle doit finir.
Ce sont des tâches que quelqu'un fait aujourd'hui à la main, plusieurs fois par jour, sans que cela figure dans sa fiche de poste.
Est-ce votre cas ?
Six situations où cette réponse convient
Elles ont un point commun : le besoin est réel, il est petit, et il ne justifie pas d'ouvrir un projet.
- Un tableur qui fait office d'application. Il a grossi, plusieurs personnes y écrivent, et plus personne n'ose y toucher.
- Une validation qui circule par courriel. On ne sait jamais où elle en est, et la relance se fait de mémoire.
- Une saisie qui se fait deux fois. D'abord sur un papier ou un téléphone, puis le soir dans le logiciel de gestion.
- Un document qui n'arrive jamais au bon endroit. Il finit dans une boîte aux lettres, puis dans un dossier personnel, puis nulle part.
- Une alerte que personne ne reçoit. L'information existe dans un système ; elle n'atteint pas la personne qui en a besoin.
- Un écran de consultation pour quelqu'un qui ne travaille pas assis. En entrepôt, en atelier, en clientèle.
Le bon critère n'est pas la taille du besoin, c'est sa stabilité. Un processus qui change tous les trimestres gagne à vivre dans un outil qui se modifie en une après-midi.
Où nous arrêtons
Un flux n'est pas une intégration
C'est la confusion qui coûte le plus cher, et nous préférons la lever au premier rendez-vous.
Un flux traite un cas à la fois, dans l'ordre où il arrive. Tant que le volume est modeste et que les erreurs sont rares, cela suffit largement. Trois choses le font basculer dans une autre catégorie.
Le volume. Quelques dizaines de passages par jour ne posent aucun problème. Quelques milliers, si. C'est la raison pour laquelle nos échanges EDI ne passent pas par là — voir notre couche d'intégration.
La reprise sur erreur. Que se passe-t-il quand la troisième ligne sur cinq cents échoue ? Un flux vous le signale. Un programme sait reprendre où il s'était arrêté, et c'est une différence de nature.
La règle de gestion. Dès qu'il faut interroger plusieurs tables, arbitrer entre des cas, ou écrire dans un ERP en respectant ses contrôles, nous écrivons un programme — voir nos développements spécifiques.
Ce que nous vous dirons franchement
- Que votre besoin relève d'un développement, quand c'est le cas — même si un flux aurait été plus rapide à vendre.
- Que certaines connexions relèvent de licences dites premium, et que le coût dépend du nombre de personnes concernées. Ce point se cadre avant, pas au moment de la mise en service.
- Que ce qui se construit en trois jours doit aussi pouvoir se reprendre dans deux ans par quelqu'un d'autre. Cela suppose une documentation, même courte.
Ce qu'il faut tenir
Trois règles, posées dès le premier flux
Elles ne coûtent rien au début. Elles coûtent très cher le jour où l'on en a cinquante et que plus personne ne sait à quoi ils servent.
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Chaque flux a un propriétaire nommé
Pas un service : une personne. Un flux construit par quelqu'un qui a quitté l'entreprise, et dont la connexion s'exécute sous son compte, s'arrête le jour où ce compte est fermé. C'est la panne la plus fréquente et la plus évitable.
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Ce qui est construit est écrit quelque part
Une page par flux : à quoi il sert, ce qu'il déclenche, qui prévenir s'il s'arrête. Une demi-page suffit, et elle se range là où vos documents sont rangés — voir la gouvernance documentaire.
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Ce qui ne sert plus est arrêté
Une revue annuelle, même rapide. Un environnement dont personne n'est responsable se remplit d'applications abandonnées, et le jour où l'on veut y voir clair, l'archéologie coûte plus que la construction.
Nous contacter
Décrivez-nous la tâche, pas l'outil
Dites-nous ce que quelqu'un fait à la main plusieurs fois par semaine. Nous vous dirons si un écran suffit, s'il faut un flux, ou si le sujet relève d'un développement — et nous le dirons même quand la réponse nous arrange moins.
Nous nous déplaçons dans toute l'Île-de-France, et particulièrement autour de Massy, de Courtabœuf et du pôle d'Orly.