Sage Automatisation Comptable
ACS est la plateforme en ligne de Sage qui prend la facture fournisseur à son arrivée et la conduit jusqu'à l'écriture comptable : lecture des lignes, imputation, circuit de validation, bon à payer, litiges, recherche et archivage. Nous l'installons, nous la paramétrons sur vos règles, et nous la relions à votre Sage 100.
Le point de départ
C'est ce qui change le plus par rapport à une pile de PDF dans une boîte aux lettres partagée : à tout moment, on sait combien de factures attendent quoi, et de qui.
La question « où en est la facture de tel fournisseur » cesse d'être une question qu'on pose à quelqu'un.
Le cycle
La valeur ne vient d'aucun des cinq pris isolément : elle vient du fait qu'ils s'enchaînent sans que personne ne recopie quoi que ce soit entre deux outils.
1
Depuis la plateforme agréée, sans ouvrir son portail. Et par les canaux habituels : messagerie dédiée, dépôt, scan, PDF, Factur-X.
2
Reconnaissance du fournisseur, extraction de l'en-tête et des lignes, imputation comptable et analytique, contrôles.
3
Circuit d'approbation par rôle, notifications, bon à payer, rejet ou mise en litige, historique des décisions.
4
L'écriture part dans Sage 100 : directement en comptabilité, ou par la gestion commerciale quand les stocks sont en jeu.
5
Recherche multicritère et plein texte, accès au document d'origine depuis l'écriture, archivage.
Lire et imputer
Reconnaître un total sur un PDF est acquis depuis longtemps. Ce qui coûte, c'est d'affecter chaque ligne au bon compte et à la bonne section.
ACS travaille par fournisseur : il apprend le schéma de comptabilisation appliqué la fois précédente et le propose à la suivante. Sur un fournisseur régulier, la facture arrive imputée ; le comptable contrôle au lieu de saisir.
Les référentiels viennent de Sage 100. Comptes généraux, comptes tiers, modèles de saisie, grilles analytiques : ce sont les vôtres, pas un plan comptable parallèle à tenir à jour dans un second outil.
Valider, payer, contester
Une facture est envoyée à un valideur identifié, qui l'approuve, la refuse ou la met en litige — avec un motif, et une trace.
Le gain n'est pas le clic de validation. C'est de ne plus avoir à reconstituer, trois mois plus tard, qui avait dit oui.
Retrouver
Un contrôle fiscal, un désaccord fournisseur, une question du commissaire aux comptes : la recherche documentaire se juge sur les cas rares, pas sur les cas courants.
Deux critères méritent d'être remarqués sur cet écran. La recherche dans le contenu porte sur le texte du document lui-même, pas seulement sur les champs saisis : une référence de commande figurant au milieu d'une facture devient un critère. Validé par et date de validation permettent de répondre à la question « qui a approuvé cette dépense, et quand » sans rouvrir une boîte aux lettres.
Le document d'origine reste consultable depuis l'écriture comptable, et ACS conserve à la fois la pièce reçue et sa version cachetée. La conservation dans la plateforme court pendant la durée du contrat, selon les conditions du service ; c'est une notion distincte du délai légal de conservation de dix ans, et les deux méritent d'être vérifiées ensemble au moment de contracter.
Au-delà des factures fournisseurs
Elles élargissent le périmètre historique. Leur disponibilité dépend de votre offre et de votre paramétrage : ce sont des sujets à qualifier, pas des acquis.
Côté ventes
Import des factures de vente au format PDF, CSV ou Factur-X, y compris depuis une application qui n'est pas Sage, contrôle et détection d'erreurs, transformation vers un format électronique structuré, puis transmission à la plateforme agréée et suivi du statut.
Les scénarios possibles dépendent des formats et des interfaces pris en charge : c'est le premier point à vérifier si votre facturation ne sort pas de Sage 100.
Côté achats
Un formulaire personnalisable, un circuit de validation à plusieurs étapes, un contrôle budgétaire par compte de charge ou par axe analytique, et la création du bon de commande dans Sage 100 Gestion Commerciale.
L'intérêt n'est pas le formulaire : c'est de savoir ce qui est engagé avant que la facture n'arrive, et de rapprocher ensuite la demande, la commande et la facture.
Où s'arrête ACS
La confusion la plus coûteuse serait de croire qu'ACS remplace l'un des deux autres.
Capte ou importe le document, extrait et contrôle les données, applique les circuits de validation, prépare l'écriture, rapproche, archive et retrouve.
Assure les échanges de factures électroniques, applique les statuts réglementaires et transmet les données attendues. ACS s'y relie, il ne s'y substitue pas — mais depuis la dernière mise à jour, vous n'avez plus à ouvrir le portail collaboratif : ACS va y chercher les factures et y renvoie ce qu'il faut.
Reste votre comptabilité et votre gestion commerciale. Les référentiels, les écritures et les règlements y vivent ; ACS travaille en amont de l'écriture, pas à sa place.
Voir comment les trois s'articulent, sur la page facturation électronique
Notre rôle
Une plateforme d'automatisation mal réglée produit des propositions d'imputation fausses, que le comptable corrige une à une — et le gain disparaît.
Nous partons de votre plan comptable, de vos modèles de saisie et de vos grilles analytiques tels qu'ils existent dans Sage 100. C'est un travail de comptabilité avant d'être un travail d'outil — et c'est là que notre dirigeant, ancien directeur financier, est le plus utile.
Il n'y a aucun intérêt à traiter le fichier entier. Nous commençons par les fournisseurs qui représentent l'essentiel du volume de factures — souvent une poignée — et nous réglons leur schéma de comptabilisation en premier. Le reste se complète tout seul, facture après facture.
Qui valide, à partir de quel montant, qui remplace pendant les congés, que se passe-t-il quand personne ne répond. Un circuit sans réponse à ces quatre questions se grippe au premier mois de clôture.
C'est notre terrain habituel : faire dialoguer une application avec Sage 100 en passant par les objets métier, et vérifier ce qui arrive vraiment dans les écritures — pas ce que la documentation annonce.
L'outil est utilisé quotidiennement par des comptables et des valideurs qui ne sont pas informaticiens. Nous formons les deux populations séparément : elles n'ont ni les mêmes gestes ni les mêmes questions.
Sur les fonctions exactes de votre offre, les conditions d'archivage et les engagements du service, nous vous renvoyons à la documentation et aux conditions de l'éditeur, qui font foi. Notre travail est de vérifier avec vous que ce qui est annoncé correspond à ce dont vous avez besoin, et de le régler.
Nous contacter
Le volume mensuel, le nombre de fournisseurs réguliers, le circuit de validation actuel et ce qui coince dedans. Avec ces quatre éléments, nous savons dire si l'automatisation comptable a du sens chez vous — et si oui, par quel bout la prendre.
